Gweithgor Llofnod Inc Gwlyb

Gweithgor Llofnod Inc Gwlyb

Cefndir

Nod y gweithgor hwn oedd nodi gwasanaethau’r awdurdod lleol sy’n cynnwys llofnod neu sêl â llaw i gymeradwyo dogfen neu gontract (‘llofnod inc gwlyb’) a darparu’r wybodaeth sydd ei hangen i gaffael a gweithredu datrysiad e-lofnod sy’n bodloni set o ofynion ac sy’n addas i’r diben a chost-effeithiol.

Dros gyfnod o dri mis, gwnaeth swyddogion o gefndiroedd a safbwyntiau amrywiol roi hyd at ddwy awr o’u hamser bob wythnos i helpu i nodi cyfleoedd, cytuno ar weithgareddau a darparu set o argymhellion agnostig i’r awdurdo

Bu swyddogion o’r lleoedd canlynol yn cyfrannu yn y grŵp: 

  • Pen-y-bont ar Ogwr
  • Caerdydd
  • Sir Gaerfyrddin
  • Conwy
  • Sir y Fflint
  • Sir Fynwy 
  • Pembrokeshire
  • Rhondda Cynon Taf
  • Bro Morgannwg

Gweithgareddau

Dechreuodd y grŵp gyda phob swyddog yn rhannu sut oeddent yn dychmygu’r gwasanaethau maen nhw’n eu gweithredu yn gwella yn y dyfodol oherwydd newid cadarnhaol o ganlyniad i allbynnau’r gweithgor.

Gwnaethant ystyried a chategoreiddio pob cyfraniad yn un o bedwar bwced ‘problem i’w datrys’ ar themâu tebyg. Cafodd pob problem ei throsi’n gwestiwn, a phe bai’n cael ei ateb, byddai’n mynd tuag at fynd i’r afael â’r broblem. Y cwestiynau â phroblem oedd: 

  1. Sut gallwn ni archwilio pa wasanaethau sydd angen llofnodion inc gwlyb a deall/cofnodi eu gofynion, gan gynnwys arwydd o raddfa defnydd?
  2. Sut gallwn ni fod yn sicr bod yr unigolyn ar y bysellfwrdd sy’n cael mynediad at ein gwasanaethau’n ddigidol yn bod yn onest o ran pwy ydyn nhw, a gallu profi’r ffaith honno er mwyn darparu cadarnhad cyfreithiol?
  3. Sut gallwn ni rannu syniadau a datrysiadau yn y ffordd orau ar gyfer symud oddi wrth lofnodion inc gwlyb, ac wedyn darganfod platfform digonol a diogel i bawb ei ddefnyddio, sy’n cydymffurfio’n gyfreithlon â’r holl reoliadau?
  4. Sut gallwn ni ddatblygu dull safonol ac effeithlon o gyflawni “awdurdodiad addas” sy’n golygu nad oes angen i staff deithio i’r swyddfa i argraffu ac anfon dogfennau papur trwy’r post?

Ar ôl trafodaeth, penderfynodd y grŵp ganolbwyntio ar gwestiwn un.

Yn serendipaidd, roedd Sir Gaerfyrddin yn edrych ar gyfleoedd i leihau nifer y llofnodion inc gwlyb eisoes, ac roedd y cynnydd a wnaed eisoes wedi bod yn hynod o ddefnyddiol wrth symud trafodaethau’r gweithgor ymlaen. 

Wedyn, aethant ati i lunio’r camau gofynnol er mwyn ateb y cwestiwn. Dechreuodd hyn wrth nodi’r bobl allweddol a gaiff eu heffeithio, a oedd yn amrywio o ddefnyddwyr gwasanaeth (â gallu technegol uchel ac isel) i reolwyr gweithrediadau a gwerthwyr datrysiadau posibl. 

Daeth y gweithgor i ben â’r canlyniad dymunol, ac ar gyfer y grŵp hwn, roedd hyn yn golygu dealltwriaeth o pa wasanaethau sydd angen llofnodion inc gwlyb a’r gofynion cysylltiedig, gan gynnwys graddfa defnydd ar gyfer pob un.

Aeth y cyfranogwyr ati i ddarganfod pa wasanaethau yn eu hawdurdod oedd yn defnyddio llofnodion inc gwlyb, a thrwy drafodaethau dilynol, rhannwyd y canfyddiadau’n gategorïau (e.e., tai, cyfreithiol a chaffael), i ddarparu dangosydd haws ei drin o ran pa wasanaethau fyddai’n elwa fwyaf o lai o ddibyniaeth ar lofnodion inc gwlyb.

Marchnad

Nododd y gweithgor ddau werthwr e-lofnod dyledus clir: Adobe Sign a DocuSign, gyda HelloSign a Onespan Sign yn cael eu hystyried fel dewisiadau amgen credadwy.

Argymhelliad

  • Sefydlu Cymuned Ymarfer e-lofnodion, gyda chynrychiolaeth o bob un o’r 22 awdurdod (defnyddiol hefyd ar gyfer cael dealltwriaeth o ba ddatrysiadau sydd eisoes ar waith a sut maen nhw’n cael eu defnyddio).

Proses a argymhellir ar gyfer caffael a gweithredu datrysiad e-lofnod

  • Ymgynghori ag awdurdodau lleol eraill sydd â phrofiad o e-lofnodion.
  • Cynnal gwaith ymchwil mewnol o ran pa wasanaethau sydd angen llofnodion inc gwlyb a chanfod a oes unrhyw beryglon cyfreithiol wrth eu disodli ag e-lofnodion.
  • Cael dealltwriaeth dda ar gyfer pob gwasanaeth sy’n cael ystyriaeth a graddfa’r defnydd, h.y., nifer y llofnodion inc gwlyb gofynnol bob mis neu flwyddyn.
  • Cael dealltwriaeth well o broblemau posibl mabwysiadu e-lofnodion trwy beilota gydag ambell dîm mewnol gan ddefnyddio o leiaf dau ddatrysiad e-lofnod posibl.
  • Cael cytundeb gan bob budd-ddeiliad o ran pa wasanaethau sydd o fewn y cwmpas dechreuol.
  • Edrych ar gyfleoedd caffael ar y cyd, h.y., gweithio gydag awdurdodau lleol eraill sy’n chwilio am ddulliau tebyg o leihau nifer eu llofnodion inc gwlyb.

Argymhellion sy’n gofyn am gyllid canolog

I’w cyflawni gan Ddadansoddwr Busnes â sgiliau addas, a’u rhannu gyda phob awdurdod lleol:

  • Datblygu set o fapiau stori defnyddwyr e-lofnodion agnostic sy’n rhan o’r datrysiad. Gweler fformat enghreifftiol yn Atodiad I.
  • Datblygu set o ofynion swyddogaethol ac answyddogaethol e-lofnodion agnostig sy’n rhan o’r datrysiad sy’n cwmpasu’r rhan fwyaf o anghenion tebygol y gwasanaeth o ran e-lofnodion er mwyn helpu i wella ansawdd unrhyw fenter gaffael. Gweler enghraifft yn Atodiad II.
  • Ceisio cyfleoedd arbedion maint lle mae Llywodraeth Cymru yn caffael trwydded e-lofnod a chefnogaeth ar gyfer pob awdurdod, gyda phob ALl yn cyfrannu ar sail pro rata.
  • Bod â datrysiad e-lofnod a argymhellir i gyflwyno dull cyson ar draws ALl. 

Cyfranwyr

Diolch yn arbennig i gyfranwyr y gweithgor: 

Cheryl Canham, Duncan Betteley, Ellie Hughes, Jade Powell, Jason Snead, Kyle Brown, Rob Brookes, Simon Williams, Stephanie Harris, and Victoria Davidson.

Atodiadau

Atodiad

Grid Stori Defnyddiwr
Fel ...Mae arnaf eisiau …Fel bod modd i mi …Rhaid/Dylid/Gellid

Fel bod modd i mi …

Gofynion Ymgeisio Hanfodol neu Ddymunol
1Bodloni’r holl ofynion statudol gan gynnwys y Gymraeg a deddfwriaeth diogelu data  
1.1Mae’n rhaid i’r platfform gydymffurfio’n llawn â gofynion GDPR 2018 gan gynnwys natur weithredol, sy’n galluogi dinasyddion i arfer yr ‘hawl i gael eu hanghofio’, dileu cofnodion a phartneriaid er mwyn cydymffurfio â’r cais yn rhwydd.  
1.2Mae’n rhaid i’r holl elfennau sy’n wynebu’r cwsmer fod yn gwbl ddwyieithog, gan gynnwys y gallu i ofyn am ddewis iaith a chydymffurfio’n llawn â Safonau’r Gymraeg.  
1.3Mae’n rhaid i’r cymhwysiad allu gweithredu polisïau cadw i’r holl ddata er mwyn caniatáu cydymffurfio â GDPR.
 
 
1.4Mae’n rhaid i’r cymhwysiad ffôn symudol gydymffurfio â pholisïau diogelwch TGCh SRS. 
2Gwybodaeth Sylfaenol am yr Unigolyn (BPI)  
2.1Bydd y cymhwysiad yn cofnodi Gwybodaeth Sylfaenol am yr Unigolyn (BPI), fel manylion adnabod unigolyn unigryw, enw, cyfeiriad ac ati. 
2.2Mae’n rhaid sicrhau ei bod yn hawdd teilwra’r cofnod BPI ac ychwanegu meysydd ychwanegol fel bo’r gofyn. Mae’n rhaid sicrhau gallu i weithredu dilysrwydd a meysydd gorfodol.
 
 
2.3Mae’n rhaid gallu defnyddio nifer o feysydd er mwyn chwilio’n rhwydd a dod o hyd i ddefnyddiwr ar y system.
 
 
2.4Mae’n rhaid sicrhau ei bod yn rhwydd i weinyddwyr systemau osod caniatâd a reolir ar gyfer darllen, ysgrifennu a golygu yn erbyn pob defnyddiwr.
 
 
2.5Mae’n rhaid gallu dod o hyd i gofnodion wedi’u dyblygu a’u cyfuno’n un.
 
 
3Archwilio  
3.1Gallu nodi unrhyw agwedd ar gofnod sydd wedi’i addasu’n fewnol, e.e., lle mae manylion wedi’u hychwanegu/addasu neu eu dileu. Mae angen gallu bod â thrywydd archwilio llawn, a gallu nodi beth sydd wedi’i newid yn fewnol. 
3.2Mae adroddiadau Archwilio Cymwysiadau Safonol ar gael ac mae modd eu cyflunio i ddarparu gwybodaeth am bob agwedd ar ddefnydd y system yn ystod cyfnod penodol.
 
 
4Hawliau Mynediad a Chaniatâd  
4.1Mae’n hanfodol ein bod ni’n gallu neilltuo gwahanol hawliau mynediad i ddefnyddwyr yn seiliedig ar y wybodaeth mae angen iddyn nhw ei gweld, a’r natur weithredol ofynnol. Mae sgrin syml fel bod modd i weinyddwyr systemau newid caniatâd a hawliau yn hanfodol.
 
 
5Gweinyddu Systemau   
5.1Gallu i weinyddwyr systemau ychwanegu, addasu a dileu defnyddwyr y system.
 
 
5.2Gallu i ddefnyddwyr awdurdodedig ychwanegu, addasu a dileu defnyddwyr.
 
 
5.3Gallu i weinyddwyr systemau ychwanegu, addasu a dileu timau, clystyrau a grwpiau.
 
 
5.4Gallu i addasu cynnwys gan gynnwys adroddiadau, dyluniad, lliwiau, dewislenni, dewisiadau dewislen a meysydd, dolenni, categorïau a thabiau o fewn y cymhwysiad.
 
 
6Hyfforddiant   
6.1Bydd y Cyflenwr yn darparu nifer benodol o ddiwrnodau hyfforddiant ar gyfer y cymhwysiad.
 
 
6.2Mae’n rhaid i’r Cyflenwr fod yn bendant am gost, math a nifer y diwrnodau hyfforddiant a ddarperir fel rhan o gyflwyno eu tendr yn ffurfiol.
 
 
6.3Cynhelir hyfforddiant yn lleol gan ddefnyddio ystafelloedd hyfforddiant ledled y Sir.
 
 
6.4Bydd y Cyflenwr yn rhoi deunyddiau cefnogi i’r holl staff gan gynnwys dogfennau cymhwysiad yn ystod y sesiwn hyfforddiant.
 
 
6.5Bydd dogfennau’r cymhwysiad yn amrywio yn ôl y math o hyfforddiant a’r staff fydd yn mynychu.